Checklist pour organiser une conférence mémorable
Que ce soit pour une conférence professionnelle, universitaire ou commerciale, il est toujours important de bien se préparer pour assurer la réussite d’une conférence. Découvrez ici une checklist pour organiser une conférence mémorable.
Conceptualisation de la conférence
Cette première étape va consister à mettre au point tous les objectifs et projet de la conférence. Les points importants qui seront discutés et débattus par les participants mais également le but de la conférence doit se prévoir dans le concept. En fonction de ces éléments, il y aura aussi un public cible pour la conférence. Dans la conceptualisation, on peut déterminer également la période de préparation qui dure généralement 3 mois avant le jour même de la conférence. De plus, la définition du budget nécessaire, des frais et des entrées possibles se fera à travers la conceptualisation. Tout comme sera fait le choix des orateurs et conférenciers qui animeront la rencontre.
Mise en place de la conférence
Pour mettre en place la conférence, il faudra tout d’abord choisir la salle qui sera utilisée. Faites alors une liste des salles disponibles dans votre région. Vous pouvez facilement trouver une salle de conférence à Charleroi. Une fois le choix fait, il faudra réserver la salle au moins 3 mois à l’avance. Aussi, il faudra confirmer la présence des orateurs pour la conférence. Ensuite, dès que la présence de tous les orateurs sera confirmée, vous allez pouvoir mettre la conférence sur le site web de l’organisateur. Dans le cadre de la mise en place, la répartition des responsabilités sera également à prévoir pour bien organiser la conférence.
Préparation avant le jour J
Avant le jour même de la conférence, il existe certaines préparations à faire. Donner un titre à la conférence, créer une affiche digitale mais aussi faire des prospectus, des papiers et des tracts sont nécessaires pour la préparation de la conférence. Réseaux sociaux et toutes autres mobilisations et publicités devront se faire pour assurer la préparation d’une conférence. Il est très important de faire la promotion de la conférence pour attirer le plus de monde. Aussi, la répartition des tâches est à faire pendant les préparations. Il faudra avoir un responsable précis pour le matériel, pour la mobilisation, l’accueil des orateurs, la caisse et les finances mais également le compte rendu pour la conférence.
Le jour de la conférence
Pour le jour de la conférence comme pour l’organisation d’un team building, il faudra avoir un scénario de tout le programme. Il s’agit ici de toutes les responsabilités établies à l’avance. En effet, tout ce qui se passera pendant la conférence devra être prévu à l’avance et non improvisé à la dernière minute. Aussi, l’horaire est un élément très important à ne pas négligé pour le bon déroulement de la conférence. Pour assurer l’objectif de votre conférence, assurez-vous que les gens qui y ont assisté continueront à s’intéresser à la cause. Ainsi, organisateurs, intervenants et participants doivent tous se mobilisés suite à la conférence. Vers la fin de la conférence, un petit drink sera à prévoir pour les moments informels.
